No. 101

Titolo originale: Kick Ass Kickoff Meetings

Pubblicato in: Business, Project Management

Scritto da Kevin M. Hoffman

Durante i lavori basati su un progetto, ogni freelancer, agenzia o dipartimento interno ha il cosidetto “kickoff meeting”, la riunione di inizio progetto. In teoria, questa riunione dovrebbe avere tutta l'energia, l'eccitazione ed il potenziale dello scoppio di applausi iniziali al Superbowl. I membri del team di progetto dovrebbero uscirne ispirati, pieni di idee e con il desiderio di cominciare ad esplorare le varie soluzioni. Le agenzie ed i freelancers dovrebbero cominciare a vedere i loro clienti come amici e collaboratori con idee uniche che possono venire solo da una discussione franca ed aperta delle sfide che pone il progetto che si ha tra le mani. Ma questo accade raramente.

Ogni riunione è un'opportunità. Perché sprecare la prima?

In realtà, i kickoff meeting variano tra il parzialmente noioso e il nettamente difficile, e possono essere una reiterazione costosa dei dettagli del progetto di cui siamo già a conoscenza, riunendo le più costose ed impegnate persone e generando un beneficio trascurabile per il progetto. Dobbiamo pur far cominciare il progetto da qualche parte, ma spesso manca qualcosa nei kickoff meeting, qualcosa che è una parte ovvia dell'analogia con il football: l'analisi e la strategia. Prima che il kicker calci la palla attraverso il campo, gli allenatori passano molto tempo a rivedere le registrazioni, le statistiche appropriate e altro ancora—fanno quello che nel mondo del web business chiamiamo “ricerca”.

CosaQuand'è un kickoff meeting?

Siete stati assunti o il budget è stato appena approvato e c'è una vaga idea della durata e delle milestones principali del progetto, che ora dovete lanciare formalmente. Per dare dei nomi ai volti e cominciare a comprendere il problema che avete tra le mani, il tradizionale kickoff meeting riunisce i membri principali del team (il core team) attorno ad un tavolo per fare le presentazioni e per alcune discussioni leggere. Quindi, dove sta il problema?

Quante volte avete sentito questa frase?

“Oh, se solo fossi stato coinvolto, ve l'avrei spiegato prima/detto prima che quell'idea non avrebbe mai funzionato/avrei messo a posto tutto quanto c'è di sbagliato nell'universo.”

Conferendo alla riunione del core team l'appellativo di “project kickoff” state creando una storia di progetto che dà l'impressione che le decisioni vengano prese prima che tutti i partecipanti nel gruppo più esteso abbiano avuto una chance per far sentire la propria voce. Perciò, non fatelo. Chiamate quella riunione il “pre-kickoff meeting” o il “kickoff planning meeting” [riunione per la pianificazione del kickoff meeting, >ndr]. Certo, cominciate ad incontrarvi con i colleghi fidati a lato cliente, ma tenetevi il nome “kickoff” per un'esperienza molto più solida. Preparate un sistema che permetta a tutti di dire la loro prima che il progetto cominci e prendete un po' di tempo per fare ricerche ed esplorare il problema che avete tra le mani dalla prospettiva del vostro cliente/partner durante questo intervallo.

Prima della riunione: armatevi!

Per essere sicuri di aver davvero compreso quel problema in anticipo, intervistate gli investitori e raccogliete le richieste immediatamente a seguito di questo team meeting iniziale, ma prima del più grande ed ufficiale kickoff meeting. Sembra ovvio, ma si fa raramente. L'impazienza da parte del cliente o del team di progetto portano ad un meeting caratterizzato da una non informata tavola rotonda fatta di introduzioni, noiosi argomenti rompighiaccio e conversazioni senza scopo, che, nella migliore delle ipotesi, forniscono solo minimi chiarimenti sulla direzione del progetto e sui suoi obiettivi.

Ci sono due aspetti del processo di raccolta dei requisiti che sono critici per un kickoff di successo.

Saltate alle domande difficili

Utilizzate le interviste agli investitori per rompere il ghiaccio in una conversazione più naturale, faccia a faccia o in piccoli gruppi. Poi fate alcune domande che riveleranno le specifiche e personali speranze e paure riguardo al progetto oggetto del vostro colloquio—più saranno brutalmente onesti, meglio sarà. Assicurate i soggetti delle vostre interviste che alcune cose non “verranno annotate” e poi fategli esplorare veramente la relazione tra la cultura dell'organizzazione e le aspettative riguardo al loro progetto. Qual è la persona che renderà questo progetto un successo e chi costituisce la sfida più grande? Se questo è un redesign, cosa ha funzionato l'ultima volta che ci hanno provato e cosa no? Se questa è una startup, perché non hanno cominciato prima? Domande come queste rivelano i punti dolenti che possono essere affrontati direttamente nelle attività di kickoff.

Ecco qualche esempio specifico di domande che si possono porre e perché andrebbero fatte.

Qual è la cosa che in assoluto dobbiamo capire bene per far sì che valga la pena intraprendere la creazione di questo sito web/applicazione?

A meno che stiate lavorando con un'organizzazione che ha già sviluppato un project plan dettagliato, questa domanda dovrebbe generare una serie di differenti risposte. Sapere dove sono i potenziali specifici vi darà delle informazioni sulle specifiche attività che potrete fare per definire le priorità ed esplorare la fattibilità durante il kickoff meeting.

Qual è la definizione di successo all'interno della vostra organizzazione? Che ruolo ha il sito web/l'applicazione nel raggiungere tale successo?

Niente accade al di fuori di un contesto più vasto. In tempi duri per l'economia come questi, può essere un'ardua battaglia anche solo garantire il budget per un progetto e può essere facile perdere di vista il motivo della necessità del progetto in primo luogo. Sapere la differenza tra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi dell'organizzazione vi aiuterà a definire le priorità e il campo d'azione. Se una funzionalità non è critica per il successo dell'organizzazione, si tratta di una funzionalità "che sarebbe carino avere" ed una buona candidata ad essere lasciata fuori dalla discussione del kickoff meeting e probabilmente dal progetto nel suo insieme.

Quali aspetti della cultura interna o dell'ambiente esterno potrebbero mettere a rischio di fallimento questo redesign o questa applicazione?

C'è qualcosa che tutti ritengono che farà deragliare il progetto: semplicemente, non vi hanno ancora detto di cosa si tratta. Prima lo saprete, meglio sarà. Hanno fatto degli altri tentativi prima d'ora ma hanno sempre fallito? Se sì, perché? Durante il kickoff meeting dovete stabilire in che modo questo progetto sarà differente dai precedenti, probabilmente infruttuosi, tentativi. Venire a conoscenza della storia da chi fa parte dell'azienda e la visione unica del team del mercato nel quale il sito web crescerà sono gli elementi costituenti della differenziazione.

(Domanda seguente) Assumendo di mitigare quel rischio, cosa andrebbe oltre i vostri sogni più sfrenati?

L'altra faccia della domanda precedente è che tutti hanno una versione fantasiosa del progetto nella loro testa. Non potete mai sapere quali grandi idee potrebbero celarsi in quelle fanstasie: le idee non sono state condivise ancora perché erano state considerate troppo fuori dalla realtà o perché le idee più eccitanti potrebbero essere stravaganti.

Tutti sono investitori

Assicuratevi di estendere la lista di investitori qualificati quanto più possibile. Facendo ciò, aumenta la probabilità che arriverete al kickoff meeting con un range più accurato di tutti i miracoli che questo progetto compirà. Gli approcci più tradizionali per definire una lista di investitori si concentrano sui dipartimenti direttamente responsabili di quello che state creando, o quel gruppo di persone speciali che ha l'abilità di licenziarvi. Questo vi porta a raccimolare l'informazione tra le persone a livello dei dirigenti, dei vice-presidenti e, se siete fortunati, ad un breve incontro di persona con el jefe. Ma dovreste parlare con gli editori, con i junior designers, con i ragionieri e perfino con il personale che si occupa della manutenzione dello stabile, se è rilevante. Chiunque abbia una qualche relazione con il vostro progetto, non importa quanto tangenziale, avrà un'idea sulla cultura dell'organizzazione. Ed espandendo la lista degli invitati, porrete le basi per una migliore comprensione del problema che avete tra le mani e produrrete una consapevolezza del progetto e fiducia in tutta l'organizzazione.

I progetti hanno le loro culture, proprio come le organizzazioni. Prima assumerete un ruolo attivo nel creare tale cultura che complementi quella dell'organizzazione, più tutti saranno felici.

Durante il meeting: esplorate le idee e create delle relazioni

Il mio team raggiunse un punto di svolta dopo aver firmato un contratto per un progetto fantastico. Abbiamo dato il calcio iniziale al progetto nel modo peggiore che si possa immaginare: con una conferenza telefonica tra due grandi gruppi di persone. Body language? Assolutamente no, non c'erano corpi! Coscienza di chi stava parlando e quando? Pressoché impossibile. Comunicazione visiva? Non pensateci nemmeno. Anche se avessimo avuto lo screen sharing, le nostre esperienze ci avevano mostrato che una delle cose peggiori che potessimo fare era mettere tutto quello che avevamo appreso in Keynote e semplicemente mostrarlo in una conversazione a senso unico. E, nonostante le strabilianti conquiste tecnologiche di Avatar, la webcam non è nemmeno vicina al punto in cui potrà comunicare il significato nascosto di una comunicazione tra persone, necessario alla comprensione dell'intero range delle espressioni umane attraverso video chat.

Se avessimo intervistato gli investitori prima della riunione, avremmo accumulato una lista decente di requisiti funzionali di alto livello (e forse anche più specifici). Abbiamo pertanto deciso di rivedere il nostro approccio ai kickoff, assumendo che avremmo avuto questa conoscenza preliminare, e abbiamo tirato fuori delle attività sullo stile di un workshop adattate a calzare l'appropriata profondità concettuale (alta) e il livello di dettaglio funzionale (basso) per l'inizio di un progetto. Abbiamo utilizzato le migliori tecniche di ricerca, libri di user experience, approccio scolastico, meeting di formato "high-touch" e perfino il gioco per sviluppare un programma a breve termine; il tutto per creare un cultura collaborativa con il nostro cliente. Eccone uno che funziona eccezionalmente bene per creare una cultura di progetto.

Trovate idee, cultura e fiducia con uno studio di design

Lo studio di design è un approccio tradizionale per l'ideazione di design industriale e di architettura. Implica l'iterazione ripetuta di quattro fasi che portano all'obiettivo del progetto: abbozzare, valutare, modellare e testare. Nel suo libro Prototyping, Todd Zaki Warfel adatta questa metodologia alla progettazione di siti web ed applicazioni modificando qualche fase nel processo, giungendo a: abbozzare, criticare, creare il prototipo e testare. Per un kickoff meeting, le fasi di prototipizzazione e test possono essere nel complesso troppo ambiziose: il tempo è limitato ed è probabilmente troppo presto per qualunque test di usabilità. Per questi motivi, il mio team ha modificato questo approccio eliminando le ultime due fasi e creando un esercizio che fa un ciclo tra l'ideare/abbozzare e la critica. A seconda della dimensione del gruppo, può essere fatto in poche ore. Può essere eseguito da gruppi tra le 10 e le 60 persone e porta sempre a grandi discussioni, facendo emergere le sfide chiave da tutte le prospettive. Tutto quel che serve sono alcune matite, alcune griglie pre-stampate, un buon facilitator, e un percorso di interazione base per il meeting.

Un'attività di kickoff di uno studio di design funziona così:

  1. Trovate uno spazio che possa accogliere la metà dei partecipanti, che avranno una conversazione simultanea uno-a-uno. Per gruppi di 10, una sala riunioni tradizionale va bene, ma per gruppi più grandi potreste aver bisogno di più spazio. Pianificate almeno 90 minuti—di più per gruppi più grandi.
  2. Date a tutti una matita e dei fogli per gli schizzi con otto piccole griglie pre-stampate (fornite da Mr. Zaki Warfel).
  3. Informate tutti che, per cominciare, farannno degli schizzi delle loro idee per conto proprio. Alcuni si lamenteranno delle loro capacità di disegno. Suggeritegli di esprimere le loro idee usando del testo. Se non funziona, che si rassegnino: nessuno è mai morto per aver fatto degli schizzi.
  4. Inquadrate uno specifico problema di progettazione. Potete tenere un approccio generale, come “disegnate la home page” ma nella pratica ho scoperto che funziona meglio con alcuni vincoli. Avere dei confini aiuta a far partire le connessioni tra i neuroni. Ad esempio, potreste dire “disegnate una sotto pagina che sia focalizzata sul prodotto chiave che offriamo, ma che fornisca anche tre esempi di come il nostro pubblico lo sta già usando.” Oppure anche più specifici, come “costruite una pagine con elenchi di categorie che incoraggino le persone ad applicare i propri tag, ma che forniscano anche dei percorsi di navigazione tradizionale per giungere all'informazione, e che in qualche modo li spinga a creare un account.” Ricordatevi, è una fase preliminare del lavoro, quindi anche se i vincoli non sono accurati al 100% rispetto al mondo reale, state solo esplorando e imparando.
  5. Date un limite di tempo e un numero minimo di concetti da creare: da sei a otto concetti in 10 minuti è quello che facciamo noi. Il tempo limite forza i partecipanti a concentrarsi sulla quantità e ad iterare velocemente piuttosto che stare a disegnare la Monna Lisa.
  6. Mettete della musica per annientare il silenzio imbarazzante! Raccomando il tema di un classico gioco della tv o la musica della battaglia dell'episodio Amok Time della serie originale di Star Trek.
  7. Formate gruppi di due persone e (la parte che segue è importante) appaiateli con qualcuno con cui non hanno mai lavorato prima. Se siete un'agenzia che lavora con un cliente, appaiate gli impiegati dell'agenzia con i rappresentanti del cliente. Se state lavorando su un team interno, abbinate tra i vari dipartimenti.
  8. Spiegate a tutti i team di due persone che dovranno fare a turno per presentare e criticare le loro idee. Ancora una volta, tenete un limite di tempo stringente. Fate in modo che la prima persona presenti per tre minuti, poi l'altra critichi per due e vice versa. Mentre stanno presentando/criticando, date a ogni persona una pagina per disegnare con una sola griglia.
  9. Informate tutti i gruppi che hanno 10 minuti per disegnare un solo concetto basato sulla migliore tra le loro idee.
  10. Ripetete gli step dal sei all'undici, aumentando la dimensione di ciascun gruppo di un fattore due ogni volta. Due persone diventeranno quattro persone, quattro diventeranno otto, etc. Vi potrebbe servire aumentare la quantità di tempo che le persone hanno per disegnare a seconda della dimensione dei gruppi.
  11. Quando vi troverete con due o tre grandi gruppi, fate presentare le idee di ciascun gruppo agli altri. Ai kickoff più affollati, fornite dei fogli di carta più grandi, sharpies o anche post-it per aiutarli ad essere più creativi durante la fase finale di concettualizzazione. Assicuratevi di avere la possibilità di proiettare le bozze finali per la discussione e la critica, procuratevi una lavagna luminosa (se siete un po' sopra le righe) o una macchina fotografica digitale ed il giusto cavo per mostrare i contenuti su un portatile/proiettore (se siete come tutti noi).

Ci sono molti benefici nell'incorporare un'attività da studio di design in un kickoff meeting. State avviando un progetto cominciando ad affrontare molti dei problemi che avete tra le mani. State conoscendo meglio il vostro cliente e i vostri collaboratori, costruendovi la vostra conoscenza dei loro modi di comunicazione, le priorità personali e le dinamiche di lavoro. Potreste persino incappare in un'idea utilizzabile e l'avrete fatto in un contesto collaborativo piuttosto che in uno avverso.

Questo potrebbe apparire come design by committee, ma la vostra competenza è stata parte del processo e sia che le idee che avrete generato avranno la qualità di prodotti finiti o che siano completamente inutili, avrete generato una paternità condivisa del risultato finale desiderato. Questa esperienza collaborativa pone le basi per un legame professionale che sosterrà il gruppo attraverso le molte sfide che si presenteranno.

Cos'altro potete fare al kickoff?

Non ci sono ragioni per limitare il vostro kickoff meeting ad una singola attività. In effetti, potete combinare più attività durante kickoff, con ciascuna attività appropriatamente confezionata per uno specifico problema e con le persone giuste presenti (il che evita che il vice presidente debba impararsi gli obiettivi di una complessa architettura server nei dettagli più sanguinosi).

Ecco qualche altro esempio di ulteriori attività che potrete usare:

Ho messo insieme un repository di alcune attività che abbiamo provato all'indirizzo goodkickoffmeetings.com e voglio continuare a fare aggiunte a quella lista. Fatemi sapere quali variazioni fate e con quali nuove attività ve ne uscite e come queste creano valore per il vostro progetto in futuro!

Quei principi guida

  • Fate quante più ricerche possibile prima del kickoff meeting e createvi una meeting agenda che affronti strategicamente le idee e le sfide che avete raccolto durante quelle ricerche. Per ulteriori idee per le interviste con gli investitori e per raccogliere i requisiti, leggete Exploring Requirements: Quality Before Design ["Esplorare i requisiti: qualità prima della progettazione", ndr] di Gause e Weinberg e Putting Context into Context ["Mettere il contesto nel contesto", ndr] di Jared Spool.
  • Aprite il processo di kickoff a quante più persone possibile. E' meglio includere troppe persone in anticipo piuttosto che scoprire di aver tralasciato un giocatore importante a gioco iniziato.
  • Se pensate di fare più attività al kickoff meeting, o anche più riunioni, è importante avere un buon facilitatore che rimanga una costante e capisca come tutto sta insieme.
  • Costruite le attività attorno alla collaborazione e all'esplorazione “a rischio zero”. Questo è il momento per esplorare il pieno potenziale per quel che è possibile. Anche se dovete avventurarvi al di fuori del raggio d'azione precedentemente discusso, state ancora facendo fermentare delle idee che potrebbero costituire una road map per un ulteriore lavoro in futuro.
  • Introducete divertimento, creatività ed energia all'interno del vostro processo! Non abbiate paura a spingere le persone fuori dalla loro comfort zone. I partecipanti saranno elettrizzati dalla rottura con le più tradizionali riunioni, comunque.

Adesso date un calcio a quella palla attraverso il campo, mandando il vostro progetto in volo verso la gloria concettuale e l'infamia del web design!

Oppure, semplicemente, abbiate una riunione più coinvolgente, rilevante e produttiva.

Illustrazioni: Carlo Brigatti

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Cenni sull'autore

Kevin M. Hoffman

Kevin M. HoffmanKevin M. Hoffman è un information designer/architect, design strategist, speaker e insegnante che crea cose con bit e pixel dal 1995.È stato il primo User Experience Director di Happy Cog e Director of Digital Communications per il Maryland Institute College of Art (MICA). Kevin apprezza il vostro tempo prezioso. Vi ringrazierà personalmente per quel tempo se lo contattate su Twitter.