No. 103

Titolo originale: RFPs: The Least Creative Way to Hire People

Pubblicato in: Business

Scritto da Greg Hoy

Vi ricordate le superiori? Supponiamo (ipoteticamente, ovvio) che qualcuno vi avesse passato un bigliettino durante le lezioni e che questo bigliettino in realtà contenesse un invito segreto ad una festa a casa di qualcuno. Sapevate che era stata invitata un po' di gente, qualcuno che conoscevate e qualcuno no, qualcuno che vi piaceva e qualcuno a cui non vi andava più di parlare. Alla fine, sareste comunque andati alla festa. Tutti avrebbero avuto addosso i loro abiti più cool, mettendosi in mostra e cercando di apparire più intelligenti e più divertenti degli altri. Ma la vera ragione per cui ci sareste andati era semplicemente quella di ottenere l'attenzione di una persona che vi piaceva. Potreste perfino aver raccolto tutto il vostro coraggio per chiederle di uscire e, in qualche rara occasione, avrebbe potuto perfino dirvi di sì. Nel caso fosse accaduto, vi sareste sentiti al settimo cielo, ma sicuramente nervosi. Ma nella maggior parte dei casi, vi avrebbe solo ignorato e sarebbe andata al ballo con qualcun altro mentre voi sareste stati a casa da soli ad ascoltare Rush. (Non aggiungo altro)

Pensavo di essermi lasciato alle spalle quei giorni.

Se lavorate in un qualsiasi tipo di azienda di servizi, sarete sicuramente incappati nella “Request For Proposal” [richiesta di preventivo o di offerta, ndt], o “RFP”. Il processo RFP è diventato uno standard tramite il quale le organizzazioni sollecitano delle offerte competitive. Nella sua essenza, il processo RFP costituisce un tentativo di livellare il campo di gioco e di minimizzare le discriminazioni e i pregiudizi. Tutti sono vincolati dagli stessi requisiti, non ci sono trattamenti speciali né strappi alle regole. In cambio, la società che emette la richiesta di offerta è in grado di selezionare un fornitore confrontando offerte con caratteristiche simili. Comunque, questa è la teoria.

Molte società no-profit, istituti di istruzione superiore e agenzie governative sono obbligate ad emettere una RFP.

Per le società no-profit, l'aspirazione ad assicurarsi un prezzo competitivo è una necessità economica. Inoltre, è importante che i no-profit siano sicuri che i loro donatori e supporter abbiano piena fiducia nei modi in cui vengono spesi i proprio soldi, in accordo con la mission dell'organizzazione.

Per quel che concerne le agenzie governative, beh, è come cioccolato e burro d'arachidi: due cose buone da sole che messe insieme ne fanno una ancora più buona. Il processo con cui vengono fatte le offerte è praticamente automatico. Mi ha sempre incuriosito il fatto di sapere se ci sono leggi statali o federali che richiedono un processo di offerta per le agenzie governative. Non sono riuscito a trovare nessuna informazione sostanziale per supportare questa ipotesi per questo articolo, quindi se lavorate per un'agenzia governativa e potete fare luce su questo argomento al posto nostro, per favore, date il vostro contributo nell'area commenti.

Spesso si viene invitati a partecipare al processo RFP da qualcuno che ha nel suo titolo le parole “contract”, “procurement” o “sourcing”. A volte, vi viene chiesto di accedere ad un sito web segreto con una password segreta, dove troverete i link ad una serie di documenti segreti. Oppure, vi arriverà un'email con un allegato in formato ZIP pieno di belle cose. Non vi verrà detto quante persone sono al corrente del segreto, ma sapete di non essere soli.

Un maglione o il camper Big Jim Sports per Natale?

Si comincia ponderando le opzioni. Potrebbe trattarsi del miglior lavoro che vi potesse capitare. Si potrebbe guadagnare moltissimo. Potrebbe tenere occupato il vostro team per dei mesi.. Oppure, al contrario, le richieste del progetto o del cliente potrebbero essere impossibili da soddisfare. Il numero di persone che sarebbe coinvolto nel lavoro potrebbe essere troppo elevato e, alla fine, vi potrebbe essere impossibile vincere il bando di concorso.

In Happy Cog, abbiamo la nostra buona dose di RFP. Infatti, mentre scrivo questo articolo stiamo rispondendo ad alcune di queste e probabilmente faremo la stessa cosa per mesi. Siamo sempre onorati dal fatto che le organizzazioni tengano in così alta considerazione le nostre capacità da invitarci a partecipare.

Nonostante questo, non direi tutta la verità se dicessi che le RFP sono una fonte di, come dire, emozione. Le RFP sono come quegli strani momenti alle feste delle superiori. E' come ricevere un maglione per Natale quando sei piccolo: è un regalo, ma non è il camper di Big Jim Sports.

Non sono l'unico a non essere eccitato dalle RFP e non è perché sono pigro e non voglio fare la fatica che serve per rispondervi. Quando si viene al dunque, mi sembra che le RFP siano semplicemente la maniera meno creativa per assumere persone creative. La rigidità del processo e la mancanza di un dialogo significativo rende tutto il processo una sorta di roulette.

Caratteristiche delle RFP che portano alla gastrite

Micro-dettagli

Oltre a descrivere il lavoro, ogni RFP deve essere compilata e può essere accompagnata da una serie di richieste e specifiche, inclusa la necessità di fornire o compilare:

  • Moduli dell'immigrazione, questionari sulla sicurezza, autorizzazioni e certificazioni
  • Storico dei resoconti finanziari (Ho delle idee a riguardo.)
  • Prove di copertura assicurativa
  • Questionari di adempimento agli obblighi fiscali
  • Biografie o curricula dello staff
  • Esempi di esperienza in progetti simili o case study
  • Lista di riferimenti
  • Proposta di calendario e milestone del progetto
  • Previsioni di costi
  • Tabelle delle tariffe
  • Attestati di non diffusione
  • Attestati di non competitività

E tutto questo prima ancora di scrivere la proposta!

Le RFP possono anche specificare una serie di clausole particolari. Alcuni esempi:

  • Inviare tramite raccomandata o posta celere più copie stampate della proposta (spesso con la richiesta di etichettarle con “originale” e “copia”)
  • Inviare delle versioni PDF ad uno specifico indirizzo e-mail, con uno specifico oggetto della e-mail, come ad esempio “RFP Response for offer TF-124453-G”
  • Richiesta di inviare entro una specifica ora di uno specifico giorno, facendo presente che il ritardo, anche di un singolo minuto, implica la squalifica
  • Richiesta che le proposte abbiano un'interlinea doppio, un certo font ed una certa dimensione del font
  • Richiesta che la proposta non superi un certo numero di pagine
  • Richiesta di quanti metri quadri sia il proprio ufficio (lo so, ok?)
  • Richiesta di fotografie (parole loro, non mie) dei progetti precedenti

Ho saputo di persone che hanno ricevuto delle RFP che richiedevano di allegare più copie in PDF della proposta ad un'email, così che le copie potessero essere distribuite ai team interni. Più. Copie. Dello. Stesso. Allegato!!!

Questi dettagli sono semplicemente noiosi oppure costituiscono un ostacolo alla partecipazione attiva? Beh, entrambe le cose. E' costoso cercare di aumentare il proprio giro di affari: ogni minuto passato a fare stime, scrivere proposte, sviluppare strategie e cercando di vendere costa soldi. Quando oltretutto sprecate tempo cercando di soddisfare dei requisiti insignificanti o non pertinenti, si finisce inevitabilmente a dover far pagare di più per il proprio lavoro.

Ora, non fraintendetemi: non sto dicendo che chiedere referenze, biografie o esperienze in progetti simili sia irragionevole, ma mettere insieme queste informazioni e riconfezionarle quando esistono di già per il pubblico lo è. A Happy Cog pubblichiamo le biografie di tutti i nostri dipendenti sul nostro sito e siamo molto diligenti nel pubblicare i case studies dei nostri lavori più importanti. Questa informazione è la più accurata e la più aggiornata che pubblichiamo. Ci sono delle volte in cui sospetto che alcune persone che ci inviano le RFP non abbiano nemmeno guardato il nostro sito. Hanno saputo da qualche parte che esistiamo e ci hanno aggiunto alla lista di distribuzione per adempiere ad un requisito. O almeno questo è quello che credo io.

Distruttori di creatività

Il nostro team è composto da grafici, sviluppatori e strategist. Facciamo grande affidamento sulle nostre proposte per fare una presentazione di chi siamo e cosa siamo in grado di fare al nostro posto quando non possiamo farlo di persona. Passiamo molto tempo a sistemare il linguaggio, ad articolare le nostre soluzioni e a rendere effettivamente belle le proposte stesse. Infatti, passiamo interi mesi a rivedere tutti gli stili dei nostri documenti, per massimizzarne la leggibilità, la coerenza e l'aderenza al nostro brand.

Se una RFP specifica che dovete inviare i vostri pensieri con spaziatura doppia, usando Arial a 12 pt usando fino ad un massimo di dieci pagine, non vi pare che il mittente della RFP voglia per prima cosa mandare in corto circuito la creatività? E' difficile articolare i propri pensieri con delle limitazioni arbitrarie sulla pagina ed è impossibile che questa abbia un aspetto gradevole con spaziatura doppia e Arial a 12 pt. Ci sono state delle volte in cui avremmo semplicemente voluto inviare degli screenshot allineati in stile Dribbble-esque, nelle nostre risposte, ma questa scelta era proibita dalle specifiche della RFP. Infatti, saremmo stati squalificati se avessimo scelto di fare così.

Se mandate in giro una RFP e vi aspettate una risposta creativa da un'azienda creativa, beh, lasciate che siano creativi! Se volessero mandare una proposta stampata a rilievo o mettere un video su Vimeo, non sarebbe utile per farli spiccare tra gli altri? E' così che la gente finisce in TV.

“pensiero creativo” [Importante/In anticipo]

Ah, la richiesta di “pensiero creativo” come parte di una proposta! Alcune RFP se l'aspettano, altre no. Potete considerarlo lavoro speculativo o “spec work”. Il nostro atteggiamento di default è sempre stato quello di rispondere a richieste di spec work e le ragioni sono ben documentate. Un potenziale cliente che chiede al web designer di ridisegnare la propria homepage senza sapere alcunché di questo cliente è un pendio scivoloso e come diretta conseguenza sminuisce il vostro ruolo di creativo professionista.

Tuttavia, ci sono istanze in cui il mittente di una RFP ha messo insieme delle idee e sta cercando degli input o dei suggerimenti riguardo a queste in una proposta. Potrebbero essere dei commenti su dei comp che hanno assemblato o delle richieste per un feedback basato su alcuni obiettivi strategici. Penso che queste istanze siano degne di considerazione, fintantoché il creativo professionista non dà in giro la ricetta segreta della sua salsa o non ci spende un eccessivo numero di ore.

Idee per i mittenti di RFP

Riportate indietro i campi da golf

Per promuovere l'uniformità e la coerenza, le RFP fanno degli sconti sulla comunicazione. So di aziende che hanno ottenuto dei contratti molto grossi con le RFP senza aver mai incontrato o parlato con qualcuno dello staff che ha inviato la RFP. E' come sposare qualcuno che avete trovato su un sito di dating online dopo esservi scambiati semplicemente un occhiolino.

Parlando per esperienza, abbiamo ottenuto le relazioni d'affari più significative quando abbiamo per prima cosa parlato con i nostri potenziali clienti. Queste conversazioni possono avvenire in svariati modi. Potete fare una telefonata, una video conferenza su Skype, FaceTime o iChat. Oppure, nello scenario migliore, potete incontrarli in prima persona, scambiarvi una stretta di mano, fare pause imbarazzanti e così via.

Perché non stanziare qualche migliaio di dollari nel vostro budget di progetto per pagare il viaggio ai potenziali business partner per potergli parlare di persona? Oppure offrirvi di dividere il costo? Sapranno che siete seri e se alla fine riuscirete a parlare la loro stessa lingua e perfino a farvi quattro risate insieme, potreste avere trovato un partner di cui essere soddisfatti.

Patrick Russell ha un'interessante opinione nel suo articolo What’s Wrong with the RFP [“Cosa c'è che non va nelle RFP”, ndt], in cui dice: “Il processo [delle RFP] è considerato come un miglioramento rispetto agli accordi fatti tra CEO sui campi da golf.”

Sto dicendo: riportiamo indietro i campi da golf!

Rilassati!

O, come ha eloquentemente detto il Sergente Hulka nel film Stripes: “Rilassati, Francis!”

Si ottiene di più dalle persone quando le si lascia fare le proprie cose. Ho un amico che è stato cresciuto dai genitori come un vitello: non poteva giocare fuori per molto tempo, doveva studiare quattro ore al giorno (compresi i week-end), non poteva guardare la TV o parlare al telefono.

Per farlo diventare il meglio che avrebbe potuto essere, i suoi genitori l'hanno soffocato imponendogli troppe restrizioni, non importa quanto fossero buone le loro intenzioni. Quando se ne andò per il college, dire che si sfogò è dire poco: era come guardare una valvola di sfogo esplodere.

Oggi non segue una sola lettera del piano che i suoi genitori avevano stabilito per lui. Non è né dottore né avvocato, ma potrebbe benissimo esserlo. Al contrario, sta vivendo la vita che vuole e ha successo secondo i suoi criteri. Sebbene gli sia voluto un po' per mettere la testa a posto, ha trovato il suo passo e sta facendo grandi cose.

Voglio dire: cercare di far rientrare le persone creative in un qualche stampo prestabilito come la saggezza popolare o le best practice non sempre dà i risultati migliori. Stendete le basi, ma rimettete alle persone creative la responsabilità di fare quello che sanno fare meglio: risolvere problemi. Accendete la miccia e scappate!

Idee per quelli che rispondono alle RFP

Padroneggiate il processo

Spesso mi è capitato di citare il project planner che utilizziamo in Happy Cog. E' un questionario esaustivo che si può scaricare dal nostro sito web e che richiediamo compilato alle parti interessate prima di considerare di lavorare insieme. Sentitevi liberi di prendere in prestito qualunque cosa ci troviate, perché pensiamo che sia per il bene comune.

Il project planner è anche un fantastico meccanismo di filtraggio: se il possibile cliente non si prende il tempo di rispondere attentamente alle domande o semplicemente le lascia bianche, allora vuol dire che potrebbe non essere molto interessato ad investire nel processo. D'altro canto, se rispondono attentamente, in maniera colloquiale o con senso dell'umorismo, sappiamo che il cliente è qualcuno con cui vogliamo continuare il discorso.

Il nostro planner a volte manda completamente in corto circuito il processo RFP. A volte i possibili clienti mandano una RFP perché stanno cercando di comunicarvi gli obiettivi e le aspettative: se gli fornite il mezzo per fare ciò, potrebbero non aver nemmeno bisogno di mandarne una. Oppure, se lo fanno, la mandano come materiale complementare. Il planner diventa quindi il documento di lavoro. E' la Criptonite della RFP.

Siate se-let-ti-vi. Siate se-let-ti-vi!

A proposito, dovete leggere questo sottotitolo come una cheerleader. Altrimenti, leggetelo come “siate selettivi”

Se infilate le dita in una presa di corrente per un numero sufficiente di volte, imparerete a non farlo più. Cercate quelli che considerate segni di allerta in una RFP. Se sentite che è semplicemente troppo ardua, nebulosa o troppo distribuita, non sentitevi pessimi nel scartarla. Ci saranno altre opportunità.

Molte persone mi dicono “E' facile per te dirlo. Non devi preoccuparti di avere del lavoro, sei in Happy Cog. Io sono un web designer indipendente ed è difficile trovare lavoro.”

Lo so.

Sapete, Happy Cog deve preoccuparsi di ottenere del lavoro. Del buon lavoro. Potremmo vedere più volume di lavoro rispetto alle piccole agenzie o agli individui e sicuramente vediamo volumi minori rispetto alle grandi agenzie. Ma trovare la giusta opportunità è faticoso ad ogni livello. Potete accettare quello che avete di fronte ma se non considerate la felicità come parte dell'equazione, vi distruggerete.

Se volete vedere più opportunità venirvi incontro, non ci sono scorciatoie. Lavorate bene. Sembra un cliché, lo so, ma lavorare bene, essere diligenti nel promuovere il proprio lavoro e schiodarsi dal computer per fare networking alle conferenze e agli eventi è, nel mia religione, la santa trinità. Il resto andrà da sé. Oh, e non rubate il lavoro degli altri! E' una decisione di cui vi pentirete per sempre.

Possiamo cambiare il default?

In questo articolo, ho condiviso alcune osservazioni e riflessioni sul processo della RFP per come viene applicata ai fornitori di servizi creativi e ho passato ore e ore a discutere con i miei pari delle loro esperienza. Ma non ho mai considerato davvero un modo per creare un movimento di base per cambiare il pensiero centrale che sta dietro al modo di iniziare e stabilire delle relazioni d'affari con persone creative.

Qui è dove cerco le vostre idee. Il mio collega Jeffrey Zeldman ha guidato un movimento per ottenere che venissero riconosciute quelle cose che chiamiamo web standard, rendendo infinitamente più semplice la vita dei web designer e di chiunque pubblichi del contenuto sul web. Perché non possiamo impostare un nuovo insieme di standard che dica come debbano spuntare le nuove relazioni d'affari? O è solo un'utopia?

Fatemi sapere cosa ne pensate o condividete le vostre storie sulle RFP, perché anche queste sono divertenti!

Adesso scusatemi ma devo stampare questa cosa in triplice copia e mandarla attraverso un corriere nazionale riconosciuto entro le 9 a.m.

Illustrazioni: Carlo Brigatti

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Cenni sull'autore

Greg Hoy

Greg Hoy Greg Hoy è il Presidente di Happy Cog. Ha lavorato nell'interactive design per 17 anni e ha gestito gli Happy Cog studios per 8 anni. Il suo sito personale è www.greghoy.com e qui trovate i suoi contributi a Happy Cog's Cognition.