No. 101

Titolo originale: A Modest Proposal

Pubblicato in: Business, Project Management, Workflow & Tools

Scritto da Nathan Peretic

Le proposte sono difficili. Prendono troppo tempo. Sono solitamente prove di amore non corrisposto. Deve sorprendere che quando c'è da metterne insieme una le persone che fanno lavori creativi rabbrividiscano? Tuttavia, le offerte sono spesso vitali per rimanere in affari: sia che abbiate il vostro studio personale o che gestiate un team di 25 persone super-indaffarate, portano direttamente a quel prossimo assegno che ci permette di tenere in moto gli ingranaggi del nostro business e, in ultima analisi, servono per creare cose meravigliose.

Cinque domande critiche

Un'offerta convincente richiede più di un mucchio di cliché e di un'ansiosa stima dei costi: necessita di struttura, organizzazione e joie de vivre!

Possiamo creare questa struttura, indipendentemente da quanto complicata deve essere l'offerta finale, fornendo al possibile cliente le risposte a poche domande fondamentali:

  1. Chi siete?
  2. Perché state facendo un'offerta per questo progetto?
  3. Cosa proponete di fare?
  4. Quando sarà pronto?
  5. Quanto costerà?

Utilizzando queste domande come base, possiamo creare una proposta per convincere il cliente che siamo il team giusto per fare il lavoro.

Cosa, quando e quanto?

Quanto costerà?” o “quando potrete consegnare?” sono domande che apparentemente nessun cliente potenziale riesce a non porre all'inizio del processo. Avendo già convinto il cliente che il momento appropriato per valutare i costi ed una timeline è dopo aver completato le discussioni precedenti l'offerta, ci troviamo adesso proprio nel mezzo della stesura dell'offerta dopo le discussioni con il cliente: quindi, è ora di fare quelle stime. Vi devo avvisare però che una buona relazione con il cliente e, di conseguenza, un progetto ben eseguito, dipendono non dalle risposte a queste domande relativamente superficiali, ma da livelli di compatibilità più profondi, che esploreremo più avanti. Per ora, dovremmo considerare in che modo il “cosa”, il “quando” e il “quanto” influenzeranno un'offerta ben bilanciata.

A questo punto, il budget dovrebbe almeno essere parzialmente noto, avendo una dichiarazione completa e anticipata da parte del cliente o da parte del vostro costante lavoro investigativo. Il problema è quando il budget risulta completamente ignoto. Nessun venditore d'auto, nessun agente immobiliare o qualunque altro tipo di venditore perde il suo tempo lanciando frecce ad un bersaglio sconosciuto e nemmeno voi dovreste farlo.

Le date precise ed i costi esatti saranno naturalmente difficili da bloccare prima che le fasi di analisi e di strategia del progetto siano completate. Nella vostra proposta, cercate di avvicinarvisi, ma sottolineate bene che entrambe le parti dovranno essere flessibili, almeno per le prime fasi del progetto. Stimare accuratamente quanto durerà un progetto, quanto costerà al cliente o quante widget produrrà il vostro team è qualcosa che si colloca a metà strada tra il processo misterioso e un'arte oscura completamente indecifrabile. Ci sarà tutto il tempo per fare aggiustamenti durante il lavoro, se saranno necessari. (Solo non dimenticatevi di includere delle formule a questo scopo, sia nell'offerta sia nel contratto).

Riguardo al “cosa” l'industria del web giustamente detesta il lavoro speculativo (spec work). Progettare, costruire o fare consulenza gratis svaluta il vostro lavoro e quello dei vostri colleghi. Ovviamente, questo non significa che dobbiate ignorare i dettagli del progetto. Dovete assolutamente dimostrare di aver compreso il contesto, l'area del problema e le soluzioni possibili. Mostrate la vostra abilità nel discutere in maniera intelligente degli aspetti essenziali del progetto. Mostrate di avere, come sostiene David Sherwin, pre-digerito il problema. Sia che stiate costruendo un sito di marketing, un gioco o una nuovissima applicazione, dovrete essere in grado di mettere in relazione questo progetto allo stato dell'industria nel suo insieme e far riferimento brevemente alle tecniche che userete. Dimostrare la propria comprensione e forse anche entusiasmo nei confronti dei bisogni del cliente verrà recepito.

Chi? Perché?

Ogni offerta di successo risulta in una partnership. Voi, il professionista, ed il cliente farete squadra per creare un manufatto che sarà il prodotto della vostra relazione. Se avessero avuto risorse interne per completare il lavoro, non vi avrebbero chiamato. Ma dal momento che si sono rivolti a voi, chiaramente non si trovano in questa situazione. Pertanto, avete un'opportunità, un'occasione per descrivere voi stessi, il vostro modus operandi e le vostre motivazioni. Non prendete alla leggera questa opportunità. Le parole che userete qui detteranno la natura della vostra relazione. Sta a voi scambiare il ruolo di partner allo stesso livello con quello del capo-sottomesso. Se volete rispetto, autorità e controllo, dovete esigerli. Fare di meno è un disservizio nei confronti del cliente e tutto sommato un'attitudine ben poco professionale.

Ovviamente, oltre ad impostare il carattere della relazione, state anche cercando di ottenere una commessa. La buona notizia per voi è che il cliente prudente, il tipo che desiderate veramente, sceglierà un partner per il web in base alla forza dell'intero pacchetto. Fare altrimenti, ossia scegliere in base ad una matrice di numeri, date e righe di elementi sarebbe una prova di pazzia, come comprare una macchina senza conoscerne la marca ed il modello. Anche nel mondo degli affari, le relazioni si basanno sulla reciproca compatibilità e sono rafforzate da quest'ultima. Offrirsi per lavorare insieme ad un progetto è molto simile a fare una proposta di matrimonio (a meno delle ovvie ed importanti differenze): deve essere una decisione basata sia sull'emozione che sulla ragione, sostenuta da un alto grado di fiducia. Nello scrivere una proposta, state fornendo argomenti per dimostrare quanto sia appropriata la vostra nuova vita insieme. Questi primi esitanti passi verso la reciproca conoscenza sono cruciali.

Potrebbe aiutare cominciare semplicemente dal descrivere voi stessi: cosa differenzia la vostra azienda? Perché esiste la vostra azienda? Chi fa parte della vostra azienda? Dove siete? Non sottostimate l'importanza di questo resoconto.

Più avanti nel documento includete le informazioni per contattare alcuni dei vostri migliori clienti. Le referenze rassicurano il lettore sul fatto che voi siate quelli giusti. Potreste anche voler fornire una breve panoramica di alcuni vostri precedenti progetti simili a quello per cui state facendo un'offerta. Gli affari riguardano tanto (se non di più) le persone quanto i dollari, i deliverable e le timeline. Se è difficile capire la vostra azienda perché la vostra proposta è generica, non dovrebbe sorprendervi che siate sempre dimenticati.

Ma soprattutto, non siate timidi. La proposta è il posto in cui vi raccontate, è la vostra ambasciatrice, la vostra emissaria. Vi scherma dai clienti indesiderati ed attrae quelli belli. Per fare ciò dovrebbe riflettere e chiarire la reputazione che già avete. Siate onesti sui vostri principi di business. Presentateli. Anche se, specialmente se, sono controversi o unici. Full Stop potrebbe non essere d'accordo con Bold riguardo al fatto che il cliente abbia sempre ragione, ma è importante che i potenziali clienti di Bold lo siano. Valutate meticolosamente ogni cliente prima di mandare un'offerta. Una volta che l'avrete fatto, non andate nel panico se se ne vanno perché rimanete attaccati alle vostre convinzioni filosofiche: vi siete appena risparmiati un sacco di stress e sofferenze.

Infine, dovete avere un motivo per offrire i vostri servizi e dovete chiarire tale motivo. Siete appassionati di lavoro per il no-profit? Vi piace lo sport? La vostra mission consiste nell'aiutare le aziende locali? Realisticamente, è possibile che stiate solo cercando di pagare i dipendenti o di far tornare i conti, e questo va bene. Alla fine, potete dichiarare il vostro impegno nello scrivere codice veloce e senza errori, nel creare grafiche pulite e semplici o nell'elaborare una content strategy intuitiva. Scoprite le vostre motivazioni.

Materiale aggiuntivo

Come minimo, per essere presi in considerazione per una commessa, dovete rispondere alle domande cruciali. Un'offerta eccezionale, che metta la vostra azienda nella posizione migliore, ha bisogno di qualcosa in più. Alcuni suggerimenti:

  • Leggetela dalla fine all'inizio. Se chi, perché, cosa, quanto e quando sono l'impalcatura su cui è costruita l'offerta, l'attenzione cosciente ai piccoli dettagli può innalzarla sopra ai concorrenti. Un'offerta graficamente povera, con parole sciatte o generalmente disordinata segnala al cliente che il vostro lavoro avrà la stessa qualità. Non mandate un'offerta piena di typos e di errori di grammatica. Fatela leggere ad un amico. Provate alcuni di questi suggerimenti per la rilettura del Purdue Online Writing Lab. Siete professionisti e dovete assicurarvi che la vostra offerta rafforzi questa idea.
  • Andateci piano con le promesse. Non impegnatevi in qualcosa che non potrete dare. E' meglio perdere un progetto lasciandovi spazio per consegnare di più piuttosto che vantarsi del proprio valore solo per trovarvi poi nei pasticci.Gestire le aspettative è un'abilità critica per avere dei clienti felici.
  • Va bene avere un template, ma non siatene schiavi. Riutilizzate i paragrafi che riguardano la vostra azienda ma concentratevi nel rendere brillanti le parti specifiche di questo progetto. Le proposte dovrebbero essere precedute da un periodo in cui si cerca di conoscere il cliente. Utilizzate tale conoscenza per plasmare il linguaggio, il tono, l'approccio e il contenuto. Questa offerta potrebbe essere mostrata a persone che non avete incontrato di persona, quindi assicuratevi che faccia passare il messaggio anche senza la vostra presenza.
  • Corto è meglio. Gli esempi superflui, le referenze e il parlare a vanvera delle vostra “capacità” vengono spesso identificati come testo stereotipato e a volte hanno anche un'aurea di disperazione. Dovete fare sentire speciale il cliente.
  • Sollecitate il feedback. Sia che vinciate sia che perdiate, ogni offerta è un'opportunità per migliorare il vostro modo di scrivere, per rifinire la vostra storia, per migliorare. Cosa gli è piaciuto? Cosa non hanno gradito? A volte il vostro prezzo sarà troppo alto. A volte starete competendo contro qualcuno che è più adatto al lavoro rispetto a voi. A volte fallirete nello scrivere una proposta persuasiva che fornirà al cliente una ragione per lavorare con voi. Non dimenticate le informazioni importanti.
  • Siate sicuri del vostro lavoro e della vostra offerta. Per ogni commessa che vincerete, ne perderete sei, almeno all'inizio. Il fallimento, tuttavia, è il servo del successo. Non abbassate i vostri prezzi, esagerate sulle vostre capacità o abbandonate il vostro modus operandi di fronte ai rifiuti. La sicurezza, perfino quella che non sempre riuscite ad avere, è attraente e alla fine darà dei risultati.

Vincetene una per il team

Perché dovreste essere scelti per un progetto? Perché siete i meno cari? I più veloci? Perché promettete di fare di più degli altri? Forse. A volte queste sono le motivazioni, ma sono anche le leve su cui dovrete fare meno forza. Il web design e development è un servizio e non, a livello professionale, una merce. Fornire un prodotto è un'esperienza estenuante, insoddisfacente e lobotomizzante. D'altro canto, fare quello che vi piace, lavorare come un partner di pari livello con dei clienti intelligenti e rispettosi è rinvigorente.

Stabilite tali relazioni collegiali all'inizio del progetto, con una proposta personale, breve e sincera. Sarete felici di averlo fatto.

Illustrazioni: Carlo Brigatti

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Cenni sull'autore

Nathan Peretic

Nathan Peretic Nathan Peretic è il co-fondatore di Full Stop, un web design e development shop di Pittsburgh, Pennsylvania. Di giorno, strapazza HTML, CSS, JavaScript e ignari utenti; di notte, sogna di sfruttare la sua laurea in materie umanistiche. Gli oggetti del suo amore incondizionato e perenne includono Winston Churchill, Mashall McLuhan, United Pixelworkers e i Pittsburgh Penguins. Il test Myers-Briggs dichiara (correttamente) che è fuori dagli schemi, ossia INTJ. Trovate qui il suo blog e qui i suoi tweet